Denominación
.-inventarios topográficos, ya que se atiende a la signatura, a descubrir el contenido exacto de cada caja o legajo, y la descripción sigue el orden correlativo de ubicación de las distintas unidades de instalación,
algunos secretarios y alcaldes preferían que se mantuviese la documentación idéntica y físicamente igual que estaba,
aunque no rigiese ningún orden lógico, ni archivístico,
ni tampoco se conociese el contenido de los distintos atados, cajas, carpetas, legajos, etc.,
las descripciones, pues, han de ajustarse a los usos de los distintos ayuntamientos y el profesional de archivo se ha de limitar a trabajar con la documentación lo mejor que pueda,
y así, se informa aquí, de lo que cada unidad de instalación contiene.
La realidad a la que hacer frente.
Si con el Censo se conocían las condiciones, el volumen y tipos documentales a groso modo.
Se sabe ahora exactamente qué documentos tiene una localidad y a partir de ahí se puede proceder a trabajar con ellos, para descubrir su historia, su identidad real.
“eruditos” locales
He aquí un problema frecuente, aunque no suelen ser tan eruditos como piensan, y algunos ni son eruditos, ni son del lugar.
acceden a los fondos para poder llevar a cabo sus “estudios”, a cambio de la organización del mismo,
y terminan deshaciendo el posible orden que en su origen pudieron tener los documentos,
con el agravante que supone su paso por allí: deterioro de la documentación, ralladuras, señales, fechas e indicaciones de todo tipo con bolígrafo, con pluma o rotulador;
en ocasiones, incluso, llegan a desaparecer documentos y objetos de valor que son patrimonio municipal.
Casos
Montemolín-médico pseudo archivero. En Montemolín un médico se mete a archivero y “ordena” la documentación TODA cronológicamente, con lo que DESHIZO EXPEDIENTES Y CUALQUIER ORDEN LÓGICO QUE EN PRINCIPIO TUVIESE.
Cabeza la Vaca, supuesto organizador de archivo que pone indicaciones en cajas que están vacías y la documentación amontonada sin haber sido tocada antes.
El oficial del Juzgado de Paz y Registro Civil se había llevado a su casa el Registro de matrimonio donde aparecía el suyo.
Fuente del Archivo, el alcalde tiene el documento más importante prestado a un investigador que lo tiene en su casa y se deniega acceso a él.
Problemática y solución
Solo con la carta de presentación como colaboradora en el proyecto de la Junta de Extremadura la misión prometía ser muy ardua, imposible.
Para ser lo más profesional posible y preparar el encargo de la Junta, es decir, el Censo-Guía, había que ver toda la documentación.
No solo a golpe de vista, se adivinaba el contenido de los distintos atados, montones de papeles, cajas cerradas con o sin indicaciones o cartelas, etc., –nadie tiene tan buena vista por bueno en su trabajo que sea–, así que pensé en alguna estrategia.
Me encontraba sola y sola tenía que llevar adelante aquella labor, y además era como un reto personal llegar conseguir abarcar todos los pueblos de mi zona. Pero solo tenía 18 meses, en total y al principio sólo teníamos confirmados 6.
En muchos casos el acceso a la documentación llegaba a ser imposible, dado la copiosa documentación con la que contaban los ayuntamientos y debido también a las dificultades físicas referidas tanto al peso como a la ubicación, pues muchos fondos se encontraban en doblados con suelos que crujían y demás.
A veces nos esperaban en los ayuntamientos como agua de Mayo, pero en otras ocasiones nuestra presencia podía ser considerada, por algunos, como una intromisión.
Éramos personal ajeno a la corporación y las zonas encomendadas eran amplísimas, en mi caso toda la Baja Extremadura con poblaciones fronterizas con las provincias de Huelva, Sevilla y Córdoba.
La solución estaba en entregarles inventarios para su información y para mayor seguridad de los documentos.
Trabajos
Los alcaldes y secretarios, en cada caso, certificaron por escrito con su firma y el sello de la corporación las labores como colaboradora en el Proyecto Censo-Guía de Archivos Municipales Extremeños, trabajos que publicó la Junta de Extremadura en 1999 en tres volúmenes; y posteriormente en soporte CD.
Y por otra parte, los alcaldes y secretarios, en su caso, certificaban en el documento o en documento aparte, la realización de los inventarios; e incluso, la creación de alguna biblioteca, hemeroteca o futuro museo.
Era la forma de dejar constancia de la autoría de los trabajos, que corrían peligro de perderse en el tiempo y en el anonimato.
