Estado de la documentación municipal pacense desde 1996 a 2011 (3)

Denominación

.-inventarios topográficos, ya que se atiende a la signatura, a descubrir el contenido exacto de cada caja o legajo, y la descripción sigue el orden correlativo de ubicación de las distintas unidades de instalación,

algunos secretarios y alcaldes preferían que se mantuviese la documentación idéntica y físicamente igual que estaba,

aunque no rigiese ningún orden lógico, ni archivístico,

ni tampoco se conociese el contenido de los distintos atados, cajas, carpetas, legajos, etc.,

las descripciones, pues, han de ajustarse a los usos de los distintos ayuntamientos y el profesional de archivo se ha de limitar a trabajar con la documentación lo mejor que pueda,

y así, se informa aquí, de lo que cada unidad de instalación contiene.

.-inventarios catalográficos, pues realmente las descripciones descienden a nivel de unidad documental, se describe papel a papel, unidad documental simple o compuesta; o ramos de la misma tipología documental que no requieren, -por lo poco práctico que sería-, detenerse a descender a nivel de documento.

La realidad a la que hacer frente.

Si con el Censo se conocían las condiciones, el volumen y tipos documentales a groso modo.

Se sabe ahora exactamente qué documentos tiene una localidad y a partir de ahí se puede proceder a trabajar con ellos, para descubrir su historia, su identidad real.

“eruditos” locales

He aquí un problema frecuente, aunque no suelen ser tan eruditos como piensan, y algunos ni son eruditos, ni son del lugar.

acceden a los fondos para poder llevar a cabo sus “estudios”, a cambio de la organización del mismo,

y terminan deshaciendo el posible orden que en su origen pudieron tener los documentos,

con el agravante que supone su paso por allí: deterioro de la documentación, ralladuras, señales, fechas e indicaciones de todo tipo con bolígrafo, con pluma o rotulador;

en ocasiones, incluso, llegan a desaparecer documentos y objetos de valor que son patrimonio municipal.

Casos

Montemolín-médico pseudo archivero. En Montemolín un médico se mete a archivero y “ordena” la documentación TODA cronológicamente, con lo que DESHIZO EXPEDIENTES Y CUALQUIER ORDEN LÓGICO QUE EN PRINCIPIO TUVIESE.

Cabeza la Vaca, supuesto organizador de archivo que pone indicaciones en cajas que están vacías y la documentación amontonada sin haber sido tocada antes.

El oficial del Juzgado de Paz y Registro Civil se había llevado a su casa el Registro de matrimonio donde aparecía el suyo.

Fuente del Archivo, el alcalde tiene el documento más importante prestado a un investigador que lo tiene en su casa y se deniega acceso a él.

Problemática y solución

Solo con la carta de presentación como colaboradora en el proyecto de la Junta de Extremadura la misión prometía ser muy ardua, imposible.

Para ser lo más profesional posible y preparar el encargo de la Junta, es decir, el Censo-Guía, había que ver toda la documentación.

No solo a golpe de vista, se adivinaba el contenido de los distintos atados, montones de papeles, cajas cerradas con o sin indicaciones o cartelas, etc., –nadie tiene tan buena vista por bueno en su trabajo que sea–, así que pensé en alguna estrategia.

Me encontraba sola y sola tenía que llevar adelante aquella labor, y además era como un reto personal llegar conseguir abarcar todos los pueblos de mi zona. Pero solo tenía 18 meses, en total y al principio sólo teníamos confirmados 6.

En muchos casos el acceso a la documentación llegaba a ser imposible, dado la copiosa documentación con la que contaban los ayuntamientos y debido también a las dificultades físicas referidas tanto al peso como a la ubicación, pues muchos fondos se encontraban en doblados con suelos que crujían y demás.

A veces nos esperaban en los ayuntamientos como agua de Mayo, pero en otras ocasiones nuestra presencia podía ser considerada, por algunos, como una intromisión.

Éramos personal ajeno a la corporación y las zonas encomendadas eran amplísimas, en mi caso toda la Baja Extremadura con poblaciones fronterizas con las provincias de Huelva, Sevilla y Córdoba.

La solución estaba en entregarles inventarios para su información y para mayor seguridad de los documentos.

Trabajos

Los alcaldes y secretarios, en cada caso, certificaron por escrito con su firma y el sello de la corporación las labores como colaboradora en el Proyecto Censo-Guía de Archivos Municipales Extremeños, trabajos que publicó la Junta de Extremadura en 1999 en tres volúmenes; y posteriormente en soporte CD.

Y por otra parte, los alcaldes y secretarios, en su caso, certificaban en el documento o en documento aparte, la realización de los inventarios; e incluso, la creación de alguna biblioteca, hemeroteca o futuro museo.

Era la forma de dejar constancia de la autoría de los trabajos, que corrían peligro de perderse en el tiempo y en el anonimato.

Documentación Pacense. Trabajos de campo de la publicación "Fuentes para el estudio de la Baja Extremadura".

Este video que se incluye en el enlace que constituye el mismo epígrafe, pretende ser una muestra de los trabajos de conservación, organización e inventariación en fondos municipales documentales como son archivos municipales, registros civiles, juzgados de paz y creación de bibliotecas y hemerotecas, en los municipios que se presentan en el video, tales como Bodonal de la Sierra, Fregenal de la Sierra, Higuera la Real, Ahillones, Berlanga, Campillo de Llerena, Fuente del Arco, Higuera de Llerena, Llerena, Malcocinado, Reina, Valencia de las Torres, Villagarcía de la Torre, Monesterio, Cabeza la Vaca, Fuentes de León, Segura de León, Azuaga, La Cardenchosa, Casas de Reina, Granja de Torrehermosa, Llera, Maguilla, Puebla del Maestre, Trasierra, Valverde de Llerena, Calera de León, Montemolín, Pallares, Santa María de la Nava. Los trabajos se realizaron entre Junio de 1996 y Diciembre de 1997 trabajándose la documentación para la redacción del libro “Fuentes documentales para el estudio de la Baja Extremadura” que publico la Diputación de Badajoz en 2001. La primera parte de los trabajos fueron visitas realizadas para realizar el Censo Guía de Archivos Municipales Extremeños y la tarea era toma de datos para la elaboración de dicho censo guía; después y frente a la documentación en malísimo estado de conservación en gran parte de los casos, se me ocurrió que se podía hacer mucho más; así que comprometí a los ayuntamientos para que colaboraran y prestasen personal de apoyo para mover documentación y tareas de ese tipo y protegí la documentación lo mejor que pude y con los medios que los ayuntamientos pudieron facilitarme. De la redacción de notas para el Censo Guía, pasé a organizar la documentación hasta el punto de ofrecer a los alcaldes un inventario de la documentación que se había trabajado, siempre ciñéndose a las directrices que marcan los ayuntamientos, no se pudo hacer un trabajo fino de archivero, pero tuve el gusto de salvar kilómetros y kilómetros de documentación que de otro modo en cualquier momento hubiesen sido pasto de las llamas, de alguna trituradora, o de su mismo progresivo deterioro. Después supe que los trabajos, tras la publicación del libro, fueron seguidos por la Diputación de Badajoz que en algunos casos incluso incorporó a sus depósitos de archivo la documentación de algunos de mis pueblos.